1.4.2 Checkliste: Großveranstaltungen

An das alles (und noch viel mehr) solltet Ihr vor Großveranstaltungen denken – eine umfangreiche, aber nicht unbedingt vollständige Liste für Euch als Gedächtnisstütze (bitte ggf. ergänzen):An das alles (und noch viel mehr) solltet Ihr vor Großveranstaltungen denken – eine umfangreiche, aber nicht unbedingt vollständige Liste für Euch als Gedächtnisstütze (bitte ggf. ergänzen):

• Veranstaltungskonzept erarbeiten: Ziel, Ausgangslage, Zielgruppe, Organisation
• Finanzplan erstellen
• personelle Verantwortlichkeiten festlegen
• ggf. weitere PartnerInnen (Sponsoren, KooperationspartnerInnen) für die Veranstaltung gewinnen
• genauen Ablaufplan der Veranstaltung erstellen und allen Verantwortlichen zur Verfügung stellen
• Suche nach Räumlichkeiten
• Besprechung der räumlichen Infrastruktur: elektrische und sanitäre Einrichtungen, Anschlüsse
• bei Großveranstaltungen Hallenplan verlangen
• hausinterne Vorschriften, Hausordnung beschaffen
• Vertrag für Räumlichkeiten besorgen und prüfen
• Rahmenprogramm überlegen, KünstlerInnen ansprechen, Verträge und Bezahlung aushandeln, Technikanforderungen klären
• Podeste, Bühnenelemente, Stellwände, Faltdisplay bestellen
• eventuell Schlechtwetterprogramm entwickeln
• eventuell VIP-Programm, VIP-Sitzplätze einplanen
• Licht- und Tontechnik klären, auch benötigte Zusatzgeräte (Hellraumprojektor, Videoprojektoren etc.)
• Wer betreut die Technik während der Veranstaltung? Wer macht Auf- und Abbau?
• Geldkassetten mit Wechselgeld besorgen
• eventuell Gesuch für Verlängerung der Polizeistunde beantragen
• abklären, wer das Catering zu welchen Konditionen übernimmt, darauf achten, dass auch für VegetarierInnen eine Verpflegungsmöglichkeit besteht
• eventuell Organisation von Unterkünften
• Wo sind SanitäterInnen, Sanitätskästen?
• Sicherheitspersonal notwendig?
• Organisation von ausreichendem Parkraum
• Kinderbetreuung
• Personal für die Bereiche Eingang/Kasse, ggf. Anwesenheitsliste
• vier Wochen vor der Veranstaltung Einladungen an die Gäste und die Medien versenden
• telefonische Erinnerung kurz vorher
• Anmeldemodalitäten klären
• für öffentliche Veranstaltung Medien vorher informieren und um redaktionelle Beiträge bitten
• für öffentliche Veranstaltungen Werbung schalten und Einträge in diverse Veranstaltungskalender in den Medien, Internet etc. schalten
• Wer betreut die Presse während der Veranstaltung?
• Plan für die Sitzordnung
• technische Geräte am Vorabend prüfen (funktioniert der Beamer?), Reservematerial bereithalten
• technische Probe vor Veranstaltungsbeginn

• Kontrolle des Personals und der Ausführung der beauftragten Arbeiten
• Kontrolle des Getränkebestandes und der Verpflegung, eventuell Nachbestellungen
• Überwachung des Programmablaufs
• Gästebetreuung
• Begrüßung und Betreuung von Redner/inne/n, Künstler/inne/n VIP-Gästen: allen bei Beginn der Veranstaltung den Ablauf erklären, die Infrastruktur erläutern und eventuell für die Getränke und Verpflegung Bons ausgeben
• Koordinierung des Programms und Berücksichtigung von kurzfristigen Änderungen: Eine Person als Programmchef/in bestimmen
• sämtliche Personen, die mit dem Programmablauf zu tun haben, mit detaillierten Ablaufplänen versehen
• Fotos und Videoaufzeichnungen machen

• freundliche Verabschiedung
• Personal für die Garderoben bereitstellen
• sofort Kassen einsammeln und verschließen
• Aufräumarbeiten koordinieren, Reinigung der Räumlichkeiten und Abfallentsorgung
• Kontrolle, ob genügend Hilfspersonal für die Ab- und Aufräumarbeiten anwesend ist
• Transporte organisieren
• teure Gegenstände sofort verschließen
• Adressen von Gästen sofort einsammeln und verschließen
• Einsammeln von Fundgegenständen
• eventuell Dankesbrief an die Gäste senden
• Medienberichte sammeln
• interne Auswertung der Veranstaltung
• Verbesserungsvorschläge sofort schriftlich festhalten