Die Einladung
- Aussendung je nach Anlass 1-2 Wochen vorher, telefonische Erinnerung wenige Tage vorher
- Nennung aller Akteure mit Vor-, Nachnamen und Funktionen
- Thema, Datum, Zeit und Ort
- Bei gleichzeitigem Fototermin darauf hinweisen und ein mögliches Motiv angeben.
- Kontaktmöglichkeiten nennen, Ansprechpartner und Telefonnummer
- Hinweise auf Anfahrtswege, Parkmöglichkeiten und Imbissangebot
Die Veranstaltung
- Raum: Größe, Lage, Beleuchtung, Klima, Akustik, Ausschilderung im Gebäude
- Ausstattung: Tische, Stühle, Sitzordnung, Präsidium, Garderobe, Schreibmaterial und Pressemappen, Stehpult(e), Mikrospatzen
- Technik: Ton, Projektion, eigener Mitschnitt, Steckdosen und Verlängerungskabel für Laptops, Telefone, Internetzugänge, Splitbox, Mikrofone, Boxen
- Gestaltung: Hinweis- und Namensschilder, Dekoration wie Transparente, Roll-Ups, Plakate (auf Logo im Hintergrund achten!), Anwesenheitslisten (neue Adressen sofort in Verteiler aufnehmen!)
- Begrüßung, Moderation, Verabschiedung und Hinweis auf nächste Veranstaltungen